Der Unterschied zwischen zwei Formulartypen
PDF-Formulare gibt es in zwei Typen, deren Ausfüllmethoden völlig verschieden sind:
- Interaktive Formulare : verfügen über ausfüllbare Felder (Textfelder, Kontrollkästchen, Dropdown-Listen), Klicken und direkte Eingabe
- Statische Formulare : nur Bilder oder Linien von Tabellen, ohne ausfüllbare Felder, das elektronische Äquivalent eines Papierformulars
Interaktive Formulare sind einfach auszufüllen, statische sind aufwendiger. Bestimmen Sie zuerst den Typ.
Wie der Typ bestimmt wird
PDF öffnen, den Mauszeiger über den Formularbereich bewegen:
- Maus wird zum Cursor, Klicken in das Textfeld möglich → interaktives Formular
- Maus ändert sich nicht, kein Hineinklicken möglich → statisches Formular
Oder prüfen, ob oben ein Hinweis „Felder hervorheben" erscheint: Wenn ja, ist es interaktiv.
Ausfüllen eines interaktiven Formulars
- Auf das Textfeld klicken, direkt eingeben
- Kontrollkästchen mit einem Klick aktivieren
- Dropdown-Liste öffnen und Option wählen
- Einige Datumsfelder unterstützen eine Datumsauswahl
- Nach dem Ausfüllen speichern (manche Formulare lassen sich nicht speichern, nur drucken oder absenden — auf die Hinweise achten)
Ausfülltipps:
- Tab-Taste springt zwischen Feldern, schneller als die Maus
- Pflichtfelder werden meist hervorgehoben
- Vor dem Absenden noch einmal prüfen
Ausfüllen eines statischen Formulars
Statische Formulare haben keine Felder, Text muss „aufgelegt" werden:
Text mit einem PDF-Bearbeitungstool hinzufügen
- Das PDF-Bearbeitungstool öffnen
- In den leeren Formularbereichen ein Textfeld hinzufügen
- Inhalt eingeben, Schriftgröße und Ausrichtung anpassen
- Für jedes Feld ein Textfeld hinzufügen, dann speichern
Diese Methode entspricht dem „Eintippen" auf dem Formular, mit einem Ergebnis ähnlich dem manuellen Ausfüllen.
In Word konvertieren und dann ausfüllen
PDF in Word konvertieren, die Tabelle wird in Word bearbeitbar, ausfüllen und wieder in PDF zurückkonvertieren. Geeignet für komplexe Tabellen.
Häufige Ursachen, wenn sich nicht ausfüllen lässt
Formular eingeschränkt
Ein Berechtigungs-Passwort schränkt Bearbeitung und Ausfüllen ein. Zunächst mit dem PDF-Entsperrungstool die Beschränkung aufheben, dann ausfüllen.
Reader unterstützt keine Formulare
Manche einfache Reader unterstützen keine interaktiven Formularfelder. Mit dem Chrome-Browser öffnen oder einen professionellen Reader verwenden.
Felder sind „abgeflacht"
Manche Formulare werden nach dem Ausfüllen „abgeflacht" (Felder werden zu Bildern fixiert) und lassen sich nicht mehr bearbeiten. In diesem Fall hilft nur die Methode für statische Formulare, also Text auflegen.
Wie Signaturfelder auszufüllen sind
Interaktive Signaturfelder:
- Signatur mit Grafiktablett/Maus zeichnen
- Oder Signaturbild hochladen
- Oder mit digitalem Zertifikat signieren
Signatur in statischem Formular: Mit dem PDF-Signaturtool ein Bild der handschriftlichen Signatur hochladen und an die Signaturposition setzen.
Speichern nach dem Ausfüllen
- Interaktives Formular: einfach unter neuem Namen speichern
- Statisches Formular, mit Bearbeitungstool ausgefüllt: das bearbeitete PDF speichern
- Achtung: Manche Formulare sind so konzipiert, dass sie „nur abgesendet, nicht gespeichert" werden können — nach dem Ausfüllen direkt absenden, nicht auf Speichern vertrauen
Fazit
Zuerst den Formulartyp bestimmen, dann loslegen. Interaktive direkt ausfüllen, statische mit einem Bearbeitungstool per Überlagerung ausfüllen. Bei Einschränkungen zuerst entsperren. Für Signaturfelder ist das Signaturtool mit aufgelegtem Bild am einfachsten. Bearbeitung, Signatur und Entsperrung bei DocsAll erfolgen browserseitig — Verträge oder Antragsformulare mit sensiblen Informationen ohne Upload ausfüllen ist sicherer.