Elektronische Signatur ist nicht gleich „eine Signatur zeichnen"
Viele glauben, elektronische Signatur bedeute, eine Unterschrift zu fotografieren und auf das PDF zu kleben. Das ist nur die einfachste Form. Nach juristischer und technischer Strenge lassen sich PDF-Signaturen in mehrere Kategorien einteilen:
- Bildsignatur : Foto der handschriftlichen Signatur aufgeklebt, am einfachsten, schwächste Rechtskraft
- Digitale Zertifikatssignatur : basiert auf PKI-Zertifikat, mit Zeitstempel und Manipulationsschutz, starke Rechtskraft
- Drittanbieter-Signaturplattform : Authentifizierung über eine CA-Stelle, stärkste Rechtskraft
Für den internen Alltag reicht die Bildsignatur; für offizielle Verträge und externe Dokumente werden digitale Signatur oder eine Drittanbieter-Plattform empfohlen.
Bildsignatur (für internen Umlauf geeignet)
Signaturbild erstellen
- Auf weißem Papier handschriftlich unterschreiben, fotografieren
- Mit einem Bildbearbeitungsprogramm den Hintergrund entfernen, in transparentes PNG umwandeln
- Auf die richtige Größe zuschneiden
Auf das PDF kleben
- Das PDF-Signaturtool öffnen
- PDF und Signaturbild hochladen
- Signatur an die Signaturposition ziehen, Größe anpassen
- Speichern und herunterladen
Tipps:
- Der Hintergrund des Signaturbildes muss transparent sein, sonst erscheint ein weißer Hintergrund und sieht unschön aus
- Die Größe der Signatur muss zur Signaturzeile passen, weder zu groß noch zu klein
- Bei identischer Signaturposition auf mehreren Seiten die Koordinaten notieren und stapelweise aufkleben
Digitale Zertifikatssignatur (für offizielle Verträge geeignet)
Die digitale Signatur klebt nicht nur ein Bild auf, sondern nutzt ein Zertifikat, um den Dokumentinhalt per Hash zu signieren, sodass jede spätere Manipulation entdeckt wird.
Zertifikat beantragen
- Persönliches/Unternehmens-Zertifikat bei einer CA-Stelle beantragen
- Manche Bürosoftware bietet eine integrierte Zertifikatsgenerierung (selbstsigniertes Zertifikat, begrenzte Rechtskraft)
Signaturschritte
- Das PDF in einem Tool öffnen, das digitale Signaturen unterstützt
- Zertifikat auswählen
- Signaturposition und -erscheinungsbild wählen
- Signatur anwenden, das Dokument erhält Manipulationsschutz
Nach der digitalen Signatur wird das Dokument als „signiert" markiert; Änderungen durch Dritte führen zu einer Warnung über ungültige Signatur.
Rechtsgültigkeit der Signatur
- Bildsignatur: belegt die Signaturabsicht, aber leicht abstreitbar („Das war nicht ich")
- Digitale Signatur: verifiziert die Identität des Unterzeichners und die Integrität des Dokuments, stärkere Rechtskraft
- Drittanbieter-Signaturplattform (mit Namensauthentifizierung + Zeitstempel + Beweisaufbewahrung): vollständigste Rechtskraft
Für wichtige Verträge und externe Unterschriften wird eine Drittanbieter-Plattform empfohlen; begnügen Sie sich nicht mit einem aufgeklebten Signaturbild.
Häufige Fragen
Nach der Signatur noch änderbar?
Eine Änderung nach der digitalen Signatur zerstört die Signatur und löst eine Ungültigkeitswarnung aus. Die Signatur muss daher immer der letzte Schritt sein.
Reihenfolge bei Mehrfachunterzeichnung
Bei mehreren Unterzeichnern wird das Dokument meist in Reihenfolge weitergereicht, jeder Unterzeichner reicht es nach dem Signieren weiter. In komplexen Szenarien verwaltet eine Drittanbieter-Plattform die Signaturreihenfolge.
Signaturposition ungenau
Ein Tool mit Drag-and-Drop-Positionierung verwenden; die visuelle Anpassung ist präziser als die Koordinateneingabe.
Fazit
Die elektronische Signatur wird nach Strenge in drei Stufen unterteilt: Bild, digitales Zertifikat, Drittanbieter-Plattform. Für den internen Gebrauch reicht das Bild; für offizielle Verträge werden digitale Signatur oder eine Drittanbieter-Plattform empfohlen. Die Signatur ist immer der letzte Schritt, danach nichts mehr ändern. Das Signaturtool von DocsAll eignet sich zum Aufkleben von Signaturbildern, browserseitige Verarbeitung ohne Upload, Vertraulichkeit des Vertrags gesichert; für offizielle Verträge wird eine zusätzliche Authentifizierung über eine Drittanbieter-Plattform empfohlen.