Assinatura eletrônica não é só "desenhar uma assinatura"
Muita gente pensa que assinatura eletrônica é só fotografar a assinatura e colar no PDF. Esse é apenas o formato mais básico. Pela rigidez jurídica e técnica, as assinaturas em PDF se dividem em categorias:
- Assinatura por imagem: foto da assinatura manuscrita colada; a mais simples e com menor validade
- Assinatura por certificado digital: baseada em certificado PKI, com carimbo de data e proteção contra adulteração; validade forte
- Plataforma de assinatura de terceiros: certificada por autoridade certificadora; validade jurídica mais forte
Para a circulação interna do dia a dia, assinatura por imagem basta; para contratos formais e documentos externos, recomenda-se assinatura digital ou plataforma de terceiros.
Assinatura por imagem (adequada para circulação interna)
Criar a imagem da assinatura
- Assine à mão em uma folha branca e fotografe
- Com um editor de imagens, remova o fundo e converta para PNG transparente
- Recorte para o tamanho adequado
Colar no PDF
- Abra a ferramenta de assinatura de PDF
- Envie o PDF e a imagem da assinatura
- Arraste a assinatura até o local de assinatura e ajuste o tamanho
- Salve e baixe
Dicas:
- O fundo da imagem da assinatura deve ser transparente; do contrário, fica com fundo branco e feio
- O tamanho da assinatura deve ser compatível com o campo de assinatura; nem grande demais, nem pequeno demais
- Quando o local da assinatura é o mesmo em várias páginas, anote as coordenadas e cole em lote
Assinatura por certificado digital (adequada para contratos formais)
A assinatura digital não é só colar imagem: ela usa um certificado para assinar o hash do conteúdo do documento; qualquer adulteração posterior é detectada.
Solicitar um certificado
- Solicite um certificado digital pessoal/empresarial a uma AC
- Alguns pacotes de escritório trazem função de geração de certificados (certificado autoassinado, validade limitada)
Passos da assinatura
- Abra o PDF em uma ferramenta que aceite assinatura digital
- Escolha o certificado
- Escolha a posição e a aparência da assinatura
- Aplique a assinatura; o documento recebe proteção contra adulteração
Depois de assinado digitalmente, o documento é marcado como "assinado"; se alguém o modificar, a assinatura é sinalizada como inválida.
Validade jurídica da assinatura
- Assinatura por imagem: comprova a intenção de assinar, mas é fácil negar com "não fui eu"
- Assinatura digital: verifica a identidade do signatário e a integridade do documento; validade mais forte
- Plataforma de assinatura de terceiros (como e-Qianbo, FaDaDa): autenticação por nome real + carimbo de data + armazenamento de prova; validade jurídica mais completa
Para contratos importantes e assinaturas externas, recomenda-se usar uma plataforma de terceiros, em vez de só colar uma imagem da assinatura.
Perguntas frequentes
Dá para modificar depois de assinar?
Modificar depois da assinatura digital quebra a assinatura, sinalizando invalidade. Portanto, assinar deve ser sempre a última etapa.
Ordem de assinatura com várias pessoas
Em assinaturas com vários signatários, costuma-se circular na ordem: cada um assina e repassa ao próximo. Em cenários complexos, use uma plataforma de terceiros para gerenciar a ordem.
Posição da assinatura imprecisa
Use uma ferramenta com posicionamento por arrastar; o ajuste visual é mais preciso do que digitar coordenadas.
Resumo
A assinatura eletrônica tem três níveis de rigor: imagem, certificado digital e plataforma de terceiros. Para uso interno, imagem basta; para contratos formais, use assinatura digital ou plataforma de terceiros. A assinatura é sempre a última etapa; após assinar, não altere mais. A ferramenta de assinatura do DocsAll é ideal para assinatura por imagem, processada no navegador sem upload, garantindo a privacidade dos contratos; para contratos formais, recomenda-se combinar com a certificação de uma plataforma de terceiros.