電子署名は「署名を描く」ことと同じではない
多くの人は電子署名とは署名を撮影してPDFに貼るだけだと思っています。それは最も基本的な形式にすぎません。法律と技術の厳密さにより、PDF署名はいくつかのカテゴリーに分かれます：
- 画像署名：手書き署名の写真を貼るだけ。最もシンプルで、効力は最も弱い
- デジタル証明書署名：PKI証明書に基づき、タイムスタンプと改ざん防止付き。効力が強い
- 第三者署名プラットフォーム：CA機関の認証を通じ、法的効力が最も強い
日常の社内回しには画像署名で十分です。正式な契約書や外部文書にはデジタル署名または第三者プラットフォームを推奨します。
画像署名（社内回しに適する）
署名画像の作成
- 白紙に手書き署名し、撮影
- 画像処理で背景を除去し、透過PNGに変換
- 適切なサイズに切り抜き
PDFに貼る
- PDF署名ツールを開く
- PDFと署名画像をアップロード
- 署名を署名位置にドラッグし、サイズを調整
- 保存してダウンロード
コツ：
- 署名画像の背景は透過にする必要があります。そうでないと白い背景付きになり見苦しい
- 署名サイズは署名欄に合わせる。大きすぎたり小さすぎたりしない
- 複数ページの署名位置が同じ場合、座標をメモして一括配置
デジタル証明書署名（正式な契約書に適する）
デジタル署名は単なる画像貼り付けではなく、証明書を使ってドキュメント内容にハッシュ署名を行うため、その後の改ざんはすべて検出されます。
証明書の申請
- CA機関から個人/企業デジタル証明書を申請
- 一部のオフィスソフトウェアには証明書生成機能が内蔵（自己署名証明書、効力は限定的）
署名手順
- デジタル署名に対応したツールでPDFを開く
- 証明書を選択
- 署名位置と外観を選択
- 署名を適用——ドキュメントに改ざん防止が付与
デジタル署名後、ドキュメントは「署名済み」とマークされ、他人の変更で署名無効の警告が出ます。
署名の法的効力
- 画像署名：署名の意思は証明できるが、「自分が署名したのではない」と否定されやすい
- デジタル署名：署名者の身元とドキュメントの完全性を検証でき、効力が強い
- 第三者署名プラットフォーム（例：e署宝、法大大）：実名認証 + タイムスタンプ + 証拠保全で、法的効力が最も完全
重要な契約書や外部署名には第三者プラットフォームを使用し、署名画像を貼るだけにとどめないでください。
よくある質問
署名後にまだ修正できますか？
デジタル署名後の修正は署名を破壊し、無効の警告が出ます。したがって署名は必ず最後のステップにします。
複数人署名の順序
複数人署名は通常順序に従って回し、各人が署名後に次の人に渡します。複雑なケースでは第三者プラットフォームで署名順序を管理します。
署名位置が正確でない
ドラッグ&ドロップによる位置決めに対応したツールを使いましょう。視覚的な調整は座標入力より正確です。
まとめ
電子署名は厳密さにより画像、デジタル証明書、第三者プラットフォームの3段階に分かれます。社内では画像で十分、正式な契約書にはデジタル署名または第三者プラットフォームを使用しましょう。署名は常に最後のステップであり、署名後は変更しないでください。DocsAllの署名ツールは画像署名の配置に適し、ブラウザ上で処理されアップロードされないため、契約書のプライバシーは安全です。正式な契約書には第三者プラットフォームの認証を併用することを推奨します。