La signature électronique ne se résume pas à « dessiner une signature »
Beaucoup pensent que la signature électronique consiste à photographier une signature et à la coller sur un PDF. Ce n'est que la forme la plus basique. Selon la rigueur juridique et technique, les signatures PDF se divisent en plusieurs catégories :
- Signature image : photo d'une signature manuscrite collée, la plus simple, valeur juridique la plus faible
- Signature par certificat numérique : basée sur un certificat PKI, avec horodatage et protection contre les altérations, valeur juridique forte
- Plateforme tierce de signature : authentification via un organisme CA, valeur juridique la plus forte
Pour la circulation interne au quotidien, la signature image suffit ; pour les contrats officiels et les documents externes, une signature numérique ou une plateforme tierce est recommandée.
Signature image (adaptée à la circulation interne)
Créer une image de signature
- Signez à la main sur papier blanc, photographiez
- Supprimez le fond avec un logiciel de traitement d'image, convertissez en PNG transparent
- Recadrez à la bonne taille
Coller sur le PDF
- Ouvrez l'outil de signature PDF
- Téléchargez le PDF et l'image de signature
- Glissez la signature à l'emplacement prévu, ajustez la taille
- Enregistrez et téléchargez
Astuces :
- Le fond de l'image de signature doit être transparent, sinon un fond blanc apparaît peu esthétique
- La taille de la signature doit correspondre à la zone de signature, ni trop grande ni trop petite
- Pour plusieurs emplacements de signature identiques sur plusieurs pages, notez les coordonnées et collez en lot
Signature par certificat numérique (adaptée aux contrats officiels)
La signature numérique ne se limite pas à coller une image : elle utilise un certificat pour signer le contenu du document par hachage, de sorte que toute altération ultérieure est détectée.
Demander un certificat
- Demandez un certificat numérique personnel/entreprise auprès d'un organisme CA
- Certains logiciels de bureau intègrent une fonction de génération de certificat (certificat auto-signé, valeur juridique limitée)
Étapes de signature
- Ouvrez le PDF dans un outil prenant en charge la signature numérique
- Sélectionnez le certificat
- Choisissez l'emplacement et l'apparence de la signature
- Appliquez la signature, le document est protégé contre les altérations
Après signature numérique, le document est marqué « signé » ; toute modification par un tiers entraîne un avertissement d'invalidation de la signature.
Valeur juridique de la signature
- Signature image : prouve l'intention de signer, mais facilement contestable (« ce n'est pas moi »)
- Signature numérique : vérifie l'identité du signataire et l'intégrité du document, valeur juridique plus forte
- Plateforme tierce de signature (avec authentification nominale + horodatage + archivage preuve) : valeur juridique la plus complète
Pour les contrats importants et les signatures externes, il est recommandé de passer par une plateforme tierce, ne vous contentez pas de coller une image de signature.
Questions fréquentes
Peut-on modifier après signature ?
Une modification après signature numérique détruit la signature et provoque un avertissement d'invalidation. La signature doit donc toujours être la dernière étape.
Ordre de signature multiples
Pour une signature multiple, le document circule généralement dans l'ordre, chaque signataire le transmettant au suivant. Dans les scénarios complexes, une plateforme tierce gère l'ordre de signature.
Emplacement de signature imprécis
Utilisez un outil prenant en charge le positionnement par glisser-déposer, l'ajustement visuel est plus précis que la saisie de coordonnées.
Résumé
La signature électronique se décline en trois niveaux selon la rigueur : image, certificat numérique, plateforme tierce. Pour un usage interne, l'image suffit ; pour les contrats officiels, privilégiez la signature numérique ou une plateforme tierce. La signature est toujours la dernière étape, ne modifiez plus après. L'outil de signature DocsAll convient au collage d'images de signature, traitement côté navigateur sans téléchargement, sécurité de la confidentialité des contrats ; pour les contrats officiels, ajoutez une authentification par plateforme tierce.