La diferencia entre dos tipos de formularios
Los formularios PDF se dividen en dos tipos, con métodos de relleno completamente distintos:
- Formularios interactivos: tienen campos rellenables (cajas de texto, casillas de verificación, menús desplegables) en los que se puede hacer clic y escribir directamente
- Formularios estáticos: solo son imágenes o líneas de una tabla, sin campos rellenables; equivalen a la versión electrónica de un formulario en papel
Los interactivos son fáciles de rellenar; los estáticos son más laboriosos. Primero averigua de qué tipo es.
Cómo saber de qué tipo es
Abre el PDF y mueve el ratón sobre la zona del formulario:
- El cursor cambia y puedes hacer clic en la caja de texto → formulario interactivo
- El ratón no cambia y no puedes entrar → formulario estático
O comprueba si arriba aparece una pista de "resaltar campos"; si la hay, es interactivo.
Relleno de formularios interactivos
- Haz clic en la caja de texto y escribe directamente
- Las casillas de verificación se marcan con un clic
- Abre el desplegable y elige una opción
- Algunos campos de fecha incluyen un selector de fecha
- Guarda al terminar (algunos formularios no se pueden guardar, solo imprimir o enviar; presta atención a las indicaciones)
Consejos de relleno:
- La tecla Tab para saltar entre campos es más rápida que el ratón
- Los campos obligatorios suelen destacarse
- Revisa una vez antes de enviar
Relleno de formularios estáticos
Los formularios estáticos no tienen campos, hay que "superponer" el texto:
Añadir texto con la herramienta de edición PDF
- Abre la herramienta de edición PDF
- Añade una caja de texto en el espacio en blanco del formulario
- Escribe el contenido, ajusta el tamaño y la alineación
- Añade cada campo y guarda
Este método es como "escribir a máquina" sobre el formulario, con un efecto parecido a rellenarlo a mano.
Convertir a Word y rellenar allí
Convierte el PDF a Word; en Word la tabla se vuelve editable y, tras rellenar, lo vuelves a convertir a PDF. Adecuado para tablas complejas.
Causas comunes de no poder rellenar
El formulario está restringido
Una contraseña de permisos limita la edición y el relleno. Usa la herramienta de desbloqueo PDF para quitar la restricción antes de rellenar.
El lector no admite formularios
Algunos lectores sencillos no admiten campos de formulario interactivos. Ábrelo con el navegador Chrome o usa un lector profesional.
Los campos están "aplanados"
Algunos formularios, tras ser rellenados, se "aplanan" (los campos se fijan como imagen) y ya no se pueden editar. En ese caso solo queda rellenarlos como un formulario estático, superponiendo texto.
Cómo rellenar campos de firma
Campos de firma interactivos:
- Dibujar la firma con tableta/ratón
- O subir una imagen de la firma
- O firmar con un certificado digital
Firma en formularios estáticos: usa la herramienta de firma PDF para subir una imagen de la firma manuscrita y pegarla en la posición de firma.
Guardar tras rellenar
- Formularios interactivos: basta con "Guardar como"
- Formularios estáticos rellenados con la herramienta de edición: guarda el PDF editado
- Algunos formularios están diseñados como "solo enviar, no guardar": tras rellenarlos, envía directamente, no esperes poder guardarlos
Resumen
Primero identifica el tipo de formulario y luego actúa. Los interactivos se rellenan directamente; los estáticos, superponiendo texto con la herramienta de edición. Si hay restricciones, desbloquea primero. Para los campos de firma, lo más cómodo es pegar una imagen con la herramienta de firma. Las funciones de edición, firma y desbloqueo de DocsAll funcionan en el navegador, así que rellenar contratos o solicitudes con información sensible sin subirlos es más seguro.