La firma electrónica no es "dibujar una firma"
Mucha gente cree que la firma electrónica consiste en fotografiar la firma y pegarla en el PDF. Esa es solo la forma más básica. Según el rigor legal y técnico, las firmas PDF se dividen en varias categorías:
- Firma con imagen: se pega una foto de la firma manuscrita; la más sencilla y la más débil en validez
- Firma con certificado digital: basada en certificados PKI, con sello de tiempo y protección contra manipulación; validez fuerte
- Plataforma de sello de terceros: certificada por una CA; la validez legal más fuerte
Para la circulación interna diaria basta con la firma de imagen; para contratos formales y documentos externos se recomienda la firma digital o una plataforma de terceros.
Firma con imagen (adecuada para circulación interna)
Crear la imagen de firma
- Firma a mano en papel blanco y haz una foto
- Usa un editor de imágenes para quitar el fondo y conviértela en PNG transparente
- Recórtala al tamaño adecuado
Pegarla en el PDF
- Abre la herramienta de firma PDF
- Sube el PDF y la imagen de la firma
- Arrastra la firma a la posición de firma y ajusta el tamaño
- Guarda y descarga
Consejos:
- El fondo de la imagen de firma debe ser transparente; si no, queda un fondo blanco feo
- El tamaño de la firma debe encajar con la casilla de firma; ni demasiado grande ni demasiado pequeño
- Si la posición de firma es la misma en varias páginas, anota las coordenadas para pegarlas en lote
Firma con certificado digital (adecuada para contratos formales)
La firma digital no es solo pegar una imagen: usa un certificado para firmar mediante hash el contenido del documento, de modo que cualquier manipulación posterior se detecta.
Solicitar un certificado
- Solicita un certificado digital personal/empresarial a una CA
- Algunos programas de ofimática incluyen generación de certificados (certificados autofirmados, validez limitada)
Pasos de firma
- Abre el PDF en una herramienta que admita firma digital
- Selecciona el certificado
- Elige la posición y el aspecto de la firma
- Aplica la firma; el documento queda protegido contra manipulación
Tras la firma digital, el documento se marca como "firmado"; si alguien lo modifica, se avisa de que la firma ha quedado invalidada.
Validez legal de la firma
- Firma con imagen: demuestra la intención de firmar, pero es fácil negarla con "no fui yo"
- Firma digital: permite verificar la identidad del firmante y la integridad del documento; validez bastante fuerte
- Plataforma de sello de terceros: autenticación de identidad + sello de tiempo + conservación de evidencia; la validez legal más completa
Para contratos importantes y firmas externas, usa una plataforma de terceros; no te limites a pegar una imagen de firma.
Preguntas frecuentes
¿Se puede modificar tras firmar?
Modificar tras la firma digital rompe la firma y se avisa de su invalidación. Por tanto, la firma debe ser siempre el último paso.
Orden en firmas de varias personas
Cuando firman varias personas, lo habitual es circular en orden: cada uno firma y lo pasa al siguiente. En escenarios complejos, una plataforma de terceros gestiona el orden de firma.
La posición de la firma no es precisa
Usa una herramienta que permita el posicionamiento por arrastre; el ajuste visual es más preciso que introducir coordenadas.
Resumen
La firma electrónica, según su rigor, se divide en tres niveles: imagen, certificado digital y plataforma de terceros. Para uso interno basta con la imagen; para contratos formales, usa firma digital o una plataforma de terceros. La firma es siempre el último paso; tras firmar, no modifiques el documento. La herramienta de firma de DocsAll es adecuada para pegar imágenes de firma; se procesa en el navegador sin subir el archivo, así que la privacidad del contrato está a salvo. Para contratos formales, se recomienda complementar con la certificación de una plataforma de terceros.